czwartek, 15 grudnia 2016

Jak być lepszym słuchaczem w wywiadzie dla mediów

Komunikacja to sztuka, której uczymy się całe życie. Jednym z najlepszym sposobów poprawy jakości komunikacji jest doskonalenie aktywnego słuchania.

Dobry słuchacz oddziela fakty od opinii, nie przerywa i unika pochopnych konkluzji. Jest spostrzegawczym obserwatorem i potrafi prawidłowo interpretować mowę ciała. Komunikacja jest dla niego procesem wymiany zrozumiałych myśli a nie jednostronnym transferem informacji.

Najlepsi rzecznicy prasowi są wyśmienitymi słuchaczami i znakomitymi obserwatorami. Wiedzą, że aktywne słuchanie zaczyna się od maksymalnego skupienia na swoim rozmówcy.

Oto 10 ćwiczeń, które pomagają doskonalić umiejętność aktywnego słuchania:

1. Obejrzyj minutę swojego ulubionego programu telewizyjnego. Powtórz wszystko co zapamiętałeś. Za drugim razem wybierz dłuższy fragment. Ile zapamiętałeś? Jak dokładnie?

2. Obejrzyj dłuższy fragment programu lub filmu. Napisz krótkie streszczenie. Obejrzyj jeszcze raz ten sam fragment. Zgadzasz się z tym, co napisałeś? Co pominąłeś? Gdzie się pomyliłeś? Dlaczego?

3. W codziennych rozmowach (prywatnych i zawodowych) zadawaj więcej pytań otwartych. Słuchaj cierpliwie i uważnie wszystkich odpowiedzi do końca.

4. Jeśli masz partnera do ćwiczeń, ćwicz powtarzanie jego wypowiedzi – słowo w słowo. Nagrywaj to, co powiedział i to, co powtórzyłeś. O czym zapomniałeś? Jeśli pominąłeś coś ważnego, przypomnij sobie o czym myślałeś kiedy to mówił. Co Cię rozproszyło?

5. Zwracaj uwagę w rozmowach na swoją mowę ciała. Czy robisz coś, co może speszyć rozmówcę? Na przykład spoglądasz na zegarek, wzdychasz głośno, patrzysz w okno? Robisz coś, co wygląda na krytykę słów Twojego rozmówcy?

6. Nie przerywaj swoim rozmówcom, z wyjątkiem sytuacji kiedy czegoś nie rozumiesz. Poproś wtedy o wyjaśnienie. Daj każdemu czas na dokończenie myśli.

7. Jeśli po Twoim pytaniu rozmówca straci wątek, pomóż mu wrócić do głównego tematu, na przykład "Mówiłeś o planowanej wycieczce do Londynu. Kiedy się tam wybierasz?"

8. Obserwuj mowę ciała rozmówcy. W kontaktach telefonicznych zwracaj uwagę na ton głosu, tempo mówienia, pauzy i emocje.

9. Okazuj empatię. Staraj się wejść w sytuację swojego rozmówcy i zrozumieć jego punkt widzenia. W wywiadzie dla mediów – jeśli zrozumiesz, że dziennikarz zadaje trudne i dociekliwe pytania, bo tego oczekują od niego czytelnicy, widzowie lub słuchacze – łatwiej Ci będzie udzielić ciekawych odpowiedzi.

10. Eliminuj wszystkie utrudnienia w słuchaniu. Wyłącz telefon komórkowy, zamknij drzwi i/lub okno, ścisz radio i/lub telewizor. Skup się maksymalnie na rozmowie lub wywiadzie.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, na którym uczymy m.in. sztuki aktywnego słuchania, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

czwartek, 8 grudnia 2016

Trening czyni mistrza, czyli 7 obietnic rzecznika prasowego

Jeden maraton nie zrobi z Ciebie wytrawnego biegacza. Tak jak lektura jednego artykułu o komunikacji z mediami nie zrobi z Ciebie lepszego rzecznika prasowego. Tego nie mogę obiecać.

Ale wiem, że regularny trening wzmocniony naturalnym talentem czyni mistrza.

Jestem przekonany, że jeśli zobowiążesz się do przestrzegania siedmiu poniższych zasad, Twoje wystąpienia w mediach i relacje z reporterami znacząco się poprawią.

Wszystkie obietnice wynikają z tego, czego uczymy na naszych szkoleniach medialnych dla rzeczników prasowych i ich zastępców, właścicieli firm, liderów opinii, ekspertów branżowych i specjalistów PR.

1. Obietnica, żeby pokazać się w wywiadzie z najlepszej strony.

Sportowcy trenują i szykują najlepszą formę na dzień zawodów. Zrelaksuj się przed wywiadem – zamknij oczy i weź trzy głębokie oddechy.

Przypomnij sobie moment kiedy byłeś bardzo zmotywowany i zdecydowany. Co widzisz? Chwyć ten obraz prawą dłonią i zaciśnij w pięść. Obejmij ją lewą dłonią. Powtórz ten proces kilka razy aż poczujesz przypływ pozytywnej energii.

2. Obietnica, żeby mówić prosto i na temat.

Przygotuj trzy kluczowe komunikaty (trzy najważniejsze informacje jakie chcesz przekazać w wywiadzie). Zapisz je na kartce. Każdy komunikat to jedno zdanie (maksimum 20 słów).

Do każdego komunikatu dopasuj jakiś obraz. Przenieś te obrazy do górnej, lewej części mózgu. Przypominając sobie te komunikaty w wywiadzie kieruj oczy w górną, lewą stronę mózgu – pojawią się jak za dotknięciem magicznej różdżki.

3. Obietnica, żeby nie ograniczać się do odpowiedzi na pytanie reportera.

Wiesz co chcesz powiedzieć i czekasz na właściwe pytanie. Ale reporter go nie zadaje. Strata czasu? Nie.

Bądź aktywny. Nie czekaj na wymarzone pytanie, tylko szukaj okazji, aby po krótkiej odpowiedzi przejść do jednego z trzech kluczowych komunikatów.

4. Obietnica, żeby używać przykładów.

Słabą stroną wielu wywiadów jest brak przykładów pokazujących dlaczego to, co mówisz jest ważne. Ludzie chcą słuchać o innych ludziach – nie o przepisach i procedurach.

Wykorzystując przykłady z życia zwiększasz zainteresowanie tym, co mówisz – dzięki temu ludzie dłużej pamiętają Twoje słowa.

5. Obietnica, żeby unikać żargonu.

Słuchałeś kiedyś wywiadu o funduszach europejskich? O dotacjach rozwojowych? O instrukcjach wykonawczych IP, publicznych środkach wspólnotowych i wydatkach kwalifikowanych? Słuchasz mnie jeszcze?

Zawodowy żargon i akronimy są zrozumiałe dla fachowców z Twojej branży, ale za trudne dla laików (czyli opinii publicznej). Mów jasno tak jakbyś opowiadał o tym rodzinie lub znajomym.

6. Obietnica, żeby szybko i szczerze przepraszać.

Wywiady w sytuacji kryzysowej stają się często za trudne dla rzecznika prasowego, który w przypadku ewidentnego błędu jego firmy, instytucji lub organizacji odmawia przeprosin. Jeszcze gorzej bywa kiedy próbuje się usprawiedliwiać lub lekceważy problem.

Kiedy błąd jest bezsporny, nie ma sensu unikać odpowiedzialności. Przyznaj się do pomyłki i przeproś. Powiedz jak rozwiązujesz problem i co zrobiłeś, żeby już się nie powtórzył.

7. Obietnica, żeby przygotować się do wywiadu dla mediów.

Nawet doświadczony rzecznik prasowy nie może przyjść na wywiad nieprzygotowany. W erze mediów społecznościowych nie ma nieważnych wywiadów i mniej ważnych reporterów.

Oprócz opracowania i przećwiczenia kluczowych komunikatów i odpowiedzi na najbardziej prawdopodobne pytania trzeba także zebrać informacje o reporterze (o czym pisze, jak przeprowadza wywiady, co go najbardziej interesuje, itd.).

Jeśli potrzebujesz szkolenia medialnego lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

PS. Zobacz też "Test skuteczności rzecznika prasowego".

czwartek, 17 listopada 2016

Myślisz, że reporter szykuje na Ciebie pułapkę?

Dlaczego jest pani/pan na naszym szkoleniu medialnym? Jakie ma pani/pan oczekiwania? Czego chce się pani/pan nauczyć?

Na te pytania wielu uczestników naszych szkoleń odpowiada: "Chcę poznać dziennikarskie sztuczki i nauczyć się unikać reporterskich pułapek."

Kiedy tłumaczę, że reporterzy przede wszystkim chcą napisać dobry tekst lub przygotować materiał dla radia lub telewizji patrzą z niedowierzaniem. Jak to? Nie chcą mnie skompromitować, ośmieszyć i zdyskredytować? Nie chcą.

Największym przeciwnikiem osoby udzielającej wywiadu jest ona sama. Jest nim rzecznik prasowy z dobrymi intencjami, ale nierozumiejący zasad współpracy z mediami.

Reporter nie powie jakie to zasady. Ale to nie znaczy, że ma złe zamiary. Jego najważniejszym (jednym?) celem jest zdobycie wszystkich ciekawych i prawdziwych informacji. Tak rozumie swoją pracę.

Nie brakuje trenerów medialnych, którzy opisują reporterów jako ludzi złych, podstępnych i złośliwych. Szkolenie budowane na strachu nie przynosi pozytywnych i trwałych efektów, gdyż utrudnia rzecznikom prasowym zrozumienie istoty współpracy z mediami.

Oto przykład do czego prowadzi takie nastawienie. Jedną z uczestniczek szkolenia poprosiłem, żeby opowiedziała coś o sobie i swojej firmie. Zdenerwowana odpowiedziała: "Dlaczego zadaje mi pan osobiste pytania?"

To nie było osobiste pytanie. Wystarczyło podać imię i nazwisko, krótko opisać zakres swoich obowiązków i przekazać kilka informacji o firmie. Żadnych prywatnych sekretów.

Teraz mój ulubiony przykład. Po zadaniu tego samego pytania usłyszałem: "Wiem do czego pan zmierza. Gdyby pan zapytał mojego byłego szefa, powiedziałby, że wyrzucił mnie z pracy. Ale to kłamstwo! Prawda jest taka, że sam się zwolniłem!" Od tej chwili interesowały mnie wyłącznie kulisy jego KONFLIKTU z szefem i okoliczności przymusowej rezygnacji z pracy.

W obydwu opisanych przypadkach problem był w nastawieniu osoby odpowiadającej na pytanie. Moja prośba o kilka słów o sobie i swojej firmie nie była próbą zdobycia poufnych informacji. Chodziło o bliższe poznanie uczestników i zmniejszenie stresu na początku szkolenia. Nic więcej.

Podobnie jak ja zachowuje się większość reporterów. Szukają dobrego tematu i chcą napisać ciekawy artykuł. Nie chcą nikogo skompromitować, ośmieszyć lub zdyskredytować.

Od tej reguły są wyjątki. Zdarzają się reporterzy, którzy lubią manipulować ludźmi i faktami. I o tym też mówimy na naszych szkoleniach. Ale powtarzam: to są nietypowe przypadki i tak również je przedstawiamy na szkoleniu.

Konkluzja

Skuteczna współpraca z mediami opiera się na relacjach i zaufaniu, nie na strachu i podejrzliwości. Zdecydowana większość reporterów zachowuje się przyzwoicie. Pytają i oczekują uczciwych odpowiedzi. I takim interakcjom poświęcamy na naszych szkoleniach medialnych najwięcej czasu.

Chcesz wiedzieć jak odpowiadać na trudne pytania lub co robić kiedy reporter nie zadaje pytania, na które czekasz? Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym dla rzeczników prasowych, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.