czwartek, 15 grudnia 2016

Jak być lepszym słuchaczem w wywiadzie dla mediów

Komunikacja to sztuka, której uczymy się całe życie. Jednym z najlepszym sposobów poprawy jakości komunikacji jest doskonalenie aktywnego słuchania.

Dobry słuchacz oddziela fakty od opinii, nie przerywa i unika pochopnych konkluzji. Jest spostrzegawczym obserwatorem i potrafi prawidłowo interpretować mowę ciała. Komunikacja jest dla niego procesem wymiany zrozumiałych myśli a nie jednostronnym transferem informacji.

Najlepsi rzecznicy prasowi są wyśmienitymi słuchaczami i znakomitymi obserwatorami. Wiedzą, że aktywne słuchanie zaczyna się od maksymalnego skupienia na swoim rozmówcy.

Oto 10 ćwiczeń, które pomagają doskonalić umiejętność aktywnego słuchania:

1. Obejrzyj minutę swojego ulubionego programu telewizyjnego. Powtórz wszystko co zapamiętałeś. Za drugim razem wybierz dłuższy fragment. Ile zapamiętałeś? Jak dokładnie?

2. Obejrzyj dłuższy fragment programu lub filmu. Napisz krótkie streszczenie. Obejrzyj jeszcze raz ten sam fragment. Zgadzasz się z tym, co napisałeś? Co pominąłeś? Gdzie się pomyliłeś? Dlaczego?

3. W codziennych rozmowach (prywatnych i zawodowych) zadawaj więcej pytań otwartych. Słuchaj cierpliwie i uważnie wszystkich odpowiedzi do końca.

4. Jeśli masz partnera do ćwiczeń, ćwicz powtarzanie jego wypowiedzi – słowo w słowo. Nagrywaj to, co powiedział i to, co powtórzyłeś. O czym zapomniałeś? Jeśli pominąłeś coś ważnego, przypomnij sobie o czym myślałeś kiedy to mówił. Co Cię rozproszyło?

5. Zwracaj uwagę w rozmowach na swoją mowę ciała. Czy robisz coś, co może speszyć rozmówcę? Na przykład spoglądasz na zegarek, wzdychasz głośno, patrzysz w okno? Robisz coś, co wygląda na krytykę słów Twojego rozmówcy?

6. Nie przerywaj swoim rozmówcom, z wyjątkiem sytuacji kiedy czegoś nie rozumiesz. Poproś wtedy o wyjaśnienie. Daj każdemu czas na dokończenie myśli.

7. Jeśli po Twoim pytaniu rozmówca straci wątek, pomóż mu wrócić do głównego tematu, na przykład "Mówiłeś o planowanej wycieczce do Londynu. Kiedy się tam wybierasz?"

8. Obserwuj mowę ciała rozmówcy. W kontaktach telefonicznych zwracaj uwagę na ton głosu, tempo mówienia, pauzy i emocje.

9. Okazuj empatię. Staraj się wejść w sytuację swojego rozmówcy i zrozumieć jego punkt widzenia. W wywiadzie dla mediów – jeśli zrozumiesz, że dziennikarz zadaje trudne i dociekliwe pytania, bo tego oczekują od niego czytelnicy, widzowie lub słuchacze – łatwiej Ci będzie udzielić ciekawych odpowiedzi.

10. Eliminuj wszystkie utrudnienia w słuchaniu. Wyłącz telefon komórkowy, zamknij drzwi i/lub okno, ścisz radio i/lub telewizor. Skup się maksymalnie na rozmowie lub wywiadzie.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, na którym uczymy m.in. sztuki aktywnego słuchania, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

czwartek, 8 grudnia 2016

Trening czyni mistrza, czyli 7 obietnic rzecznika prasowego

Jeden maraton nie zrobi z Ciebie wytrawnego biegacza. Tak jak lektura jednego artykułu o komunikacji z mediami nie zrobi z Ciebie lepszego rzecznika prasowego. Tego nie mogę obiecać.

Ale wiem, że regularny trening wzmocniony naturalnym talentem czyni mistrza.

Jestem przekonany, że jeśli zobowiążesz się do przestrzegania siedmiu poniższych zasad, Twoje wystąpienia w mediach i relacje z reporterami znacząco się poprawią.

Wszystkie obietnice wynikają z tego, czego uczymy na naszych szkoleniach medialnych dla rzeczników prasowych i ich zastępców, właścicieli firm, liderów opinii, ekspertów branżowych i specjalistów PR.

1. Obietnica, żeby pokazać się w wywiadzie z najlepszej strony.

Sportowcy trenują i szykują najlepszą formę na dzień zawodów. Zrelaksuj się przed wywiadem – zamknij oczy i weź trzy głębokie oddechy.

Przypomnij sobie moment kiedy byłeś bardzo zmotywowany i zdecydowany. Co widzisz? Chwyć ten obraz prawą dłonią i zaciśnij w pięść. Obejmij ją lewą dłonią. Powtórz ten proces kilka razy aż poczujesz przypływ pozytywnej energii.

2. Obietnica, żeby mówić prosto i na temat.

Przygotuj trzy kluczowe komunikaty (trzy najważniejsze informacje jakie chcesz przekazać w wywiadzie). Zapisz je na kartce. Każdy komunikat to jedno zdanie (maksimum 20 słów).

Do każdego komunikatu dopasuj jakiś obraz. Przenieś te obrazy do górnej, lewej części mózgu. Przypominając sobie te komunikaty w wywiadzie kieruj oczy w górną, lewą stronę mózgu – pojawią się jak za dotknięciem magicznej różdżki.

3. Obietnica, żeby nie ograniczać się do odpowiedzi na pytanie reportera.

Wiesz co chcesz powiedzieć i czekasz na właściwe pytanie. Ale reporter go nie zadaje. Strata czasu? Nie.

Bądź aktywny. Nie czekaj na wymarzone pytanie, tylko szukaj okazji, aby po krótkiej odpowiedzi przejść do jednego z trzech kluczowych komunikatów.

4. Obietnica, żeby używać przykładów.

Słabą stroną wielu wywiadów jest brak przykładów pokazujących dlaczego to, co mówisz jest ważne. Ludzie chcą słuchać o innych ludziach – nie o przepisach i procedurach.

Wykorzystując przykłady z życia zwiększasz zainteresowanie tym, co mówisz – dzięki temu ludzie dłużej pamiętają Twoje słowa.

5. Obietnica, żeby unikać żargonu.

Słuchałeś kiedyś wywiadu o funduszach europejskich? O dotacjach rozwojowych? O instrukcjach wykonawczych IP, publicznych środkach wspólnotowych i wydatkach kwalifikowanych? Słuchasz mnie jeszcze?

Zawodowy żargon i akronimy są zrozumiałe dla fachowców z Twojej branży, ale za trudne dla laików (czyli opinii publicznej). Mów jasno tak jakbyś opowiadał o tym rodzinie lub znajomym.

6. Obietnica, żeby szybko i szczerze przepraszać.

Wywiady w sytuacji kryzysowej stają się często za trudne dla rzecznika prasowego, który w przypadku ewidentnego błędu jego firmy, instytucji lub organizacji odmawia przeprosin. Jeszcze gorzej bywa kiedy próbuje się usprawiedliwiać lub lekceważy problem.

Kiedy błąd jest bezsporny, nie ma sensu unikać odpowiedzialności. Przyznaj się do pomyłki i przeproś. Powiedz jak rozwiązujesz problem i co zrobiłeś, żeby już się nie powtórzył.

7. Obietnica, żeby przygotować się do wywiadu dla mediów.

Nawet doświadczony rzecznik prasowy nie może przyjść na wywiad nieprzygotowany. W erze mediów społecznościowych nie ma nieważnych wywiadów i mniej ważnych reporterów.

Oprócz opracowania i przećwiczenia kluczowych komunikatów i odpowiedzi na najbardziej prawdopodobne pytania trzeba także zebrać informacje o reporterze (o czym pisze, jak przeprowadza wywiady, co go najbardziej interesuje, itd.).

Jeśli potrzebujesz szkolenia medialnego lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

PS. Zobacz też "Test skuteczności rzecznika prasowego".