środa, 28 stycznia 2015

Szanuj czas reporterów

Jak pisał William Szekspir: "Lepiej być o trzy godziny za wcześnie niż o minutę za późno".

W kontaktach z mediami czas odgrywa niezmiernie ważną rolę.

Oto kilka najważniejszych punktów, o których nie wolno zapominać:

1. Jeśli możesz powiedzieć coś krótko, powiedz to krótko. Jeśli nie możesz, powiedz to krócej.

2. Reporter wybiera godzinę wywiadu na żywo – nie Ty.

3. Słuchaj wiadomości w radiu i oglądaj dzienniki w telewizji. Skup się na tych wydarzeniach, które mogą mieć wpływ na Twoją firmę.

4. Aby szybciej odpowiadać na pytania dziennikarzy, przygotuj kilka kluczowych komunikatów na najczęściej zadawane pytania.

5. Nie możesz zmienić terminu oddania przez reportera artykułu do druku.

6. Odpowiadaj na telefony od dziennikarzy w ciągu kilku minut – nie godzin.

7. Staraj się być nie tylko najciekawszym, ale także najszybszym źródłem informacji dla mediów.

8. Nie daj się ubiec z komentarzem konkurencji.

9. Tak zorganizuj pracę, żeby w firmie zawsze była obecna osoba, która odbierze telefon od dziennikarza – codziennie i o każdej porze.

10. Jeżeli rzecznik prasowy jest nieosiągalny (urlop, wyjazd służbowy, zwolnienie lekarskie), przygotuj na ten czas zastępstwo.

Szanuj czas reporterów – na pewno to zauważą i docenią.

niedziela, 25 stycznia 2015

Nie każdy może rozmawiać z reporterem

Reporter zadzwonił i zaczął zadawać pytania. Wiedziałem jak odpowiedzieć, ale nie mogłem z nim rozmawiać. Dlaczego? Bo nie byłem upoważniony do udzielania wypowiedzi dla mediów jako rzecznik prasowy mojego klienta.

Klient upoważnił mnie do przesyłania mediom pisemnych informacji, komentarzy, raportów, prezentacji, zdjęć i materiałów video. Ale nie chciał, żebym go reprezentował publicznie jako rzecznik prasowy.

"Nie jestem rzecznikiem prasowym mojego klienta i dlatego nie mogę odpowiedzieć na pana pytania" – powiedziałem reporterowi. Nie bardzo mu to się spodobało, bo miałem wrażenie, że już zdążył napisać: "Jak nam powiedział Bogusław Feliszek, rzecznik prasowy..."

Na naszych szkoleniach medialnych przypominam, że każda firma musi wyznaczyć i przeszkolić rzecznika prasowego, który w jej imieniu będzie wypowiadał się w mediach.

Zachęcam także do negocjowania warunków wywiadu.

Kiedy dzwoni reporter nie odpowiadaj na żadne pytanie zanim się nie dowiesz jak się nazywa i jaką reprezentuje redakcję.

Warto zapytać także:

1. Jaki jest temat jego artykułu?

2. Co go najbardziej interesuje?

3. Jakie informacje zebrał do tej pory?

4. Z kim wcześniej rozmawiał?

5. Z kim jeszcze będzie rozmawiał?

6. Ile ma miejsca i czasu na napisanie artykułu?

Dopiero po zebraniu tych informacji można podjąć decyzję o zgodzie na wywiad.

Zawsze warto też negocjować miejsce i godzinę wywiadu. Chodzi o to, żeby rzecznik prasowy miał czas przygotować się do rozmowy z reporterem.

Nawet jeśli znasz odpowiedzi na pytania reportera nie możesz z nim rozmawiać jeśli nie jesteś rzecznikiem prasowym swojej firmy.

piątek, 23 stycznia 2015

Jeśli dziś piątek, to znaczy, że będzie kryzys

Piątkowe popołudnie... Też to lubisz?

Myślisz o weekendzie. W domu kieliszek ulubionego czerwonego wytrawnego wina lub butelka zimnego piwa. Pies czeka na dłuższy spacer.

I właśnie wtedy coś zaczyna się dziać...

Dzwoni dziennikarz z pytaniem czy wiesz co się stało. Jeszcze nie wiesz, ale czujesz, że ten weekend masz z głowy. Przez dwa dni będziesz odpowiadać na pytania dziennikarzy.

Czy to frustruje? Tak. Denerwuje? Na pewno. Ale to nie koniec świata – tylko początek kryzysowego weekendu :-)

Najtrudniejsze jest zwykle pierwsze spotkanie z mediami kiedy musisz wygłosić wstępne oświadczenie. Nic jeszcze nie wiesz na pewno, a reporterzy zadają litanię dociekliwych pytań. Pytania nie są zaskakujące. Kłopot w tym, że na większość nie potrafisz wyczerpująco odpowiedzieć.

Jaka jest dobra wiadomość? Mimo że wiesz mało, wiesz więcej od dziennikarzy. To Ty kontrolujesz przepływ informacji. Liczy się nie tylko co mówisz, ale JAK to robisz.

Oto kilka podpowiedzi jak nie popełnić szkolnego błędu:

1. Nie ma sukcesu w komunikacji kryzysowej bez dokładnego przygotowania i ćwiczeń.

2. Unikaj spekulacji o tym, co mogło się wydarzyć przed dokładnym sprawdzeniem wszystkich informacji.

3. Nie oceniaj nikogo i nie oskarżaj przed ustaleniem istotnych faktów i okoliczności.

4. Jeśli nie masz do przekazania reporterom wielu informacji, nie przeciągaj wywiadu lub briefingu.

5. W pierwszym zdaniu oświadczenia dla mediów – jeżeli są jakieś ofiary – przekaż wyrazy ubolewania i współczucia. Przeproś także tych, którzy pośrednio ucierpieli z powodu kryzysowego wydarzenia.

6. Na koniec wystąpienia podsumuj najważniejsze fakty.

Konkluzja

Kiedy wszyscy wokół panikują i załamują ręce pokaż, że kontrolujesz sytuację i panujesz nad emocjami.

Współpracownicy będą Cię podziwiać, a reporterzy nigdy nie zapomną, że w trudnych chwilach trafili na kompetentnego rzecznika prasowego, który dał im to, czego potrzebowali.

wtorek, 20 stycznia 2015

Jak rozszyfrować fałszywego eksperta mediów społecznościowych

Widzę, że odchudzenie budżetów na PR już przyniosło pierwszą niekorzystną zmianę. Firmy szukając bardziej oszczędnych kanałów komunikacji z konsumentami wybierają media społecznościowe.

Zgodnie z rosnącym popytem na rynku pojawiło się wiele agencji i konsultantów oferujących usługi komunikacji w mediach społecznościowych, ale nie wszyscy naprawdę się na tym znają.

Jak rozszyfrować fałszywego eksperta?

Niekompetentny ekspert mediów społecznościowych:

1. Jest zaskoczony kiedy pytasz na czym polega słuchanie w mediach społecznościowych.

2. Nie potrafi pokazać konkretnych efektów swojej pracy w mediach społecznościowych – dla siebie i/lub swoich klientów.

3. Wierzy w skuteczność reklam na Facebooku.

4. Nie rozumie jak zintegrować media społecznościowe z ogólną strategią komunikacji marki.

5. Jego pierwszą rekomendacją dla każdego klienta jest założenie firmowego bloga i grupy dyskusyjnej na Facebooku.

6. Zgadza się pisać za Ciebie teksty na blogu.

7. Ochoczo zgadza się komunikować się w mediach społecznościowych w Twoim imieniu.

8. Jego blog ma mniej niż pół roku i żadnych komentarzy.

9. Jego blog ma odsyłacze tylko do tradycyjnych mediów.

10. Zabrania Twoim pracownikom komunikacji w mediach społecznościowych.

11. Nie wie jak działają listy na Twitterze.

12. Mówi o praktycznym zastosowaniu teorii masowej komunikacji.

13. Pisze na swoim blogu rzadziej niż dwa razy w miesiącu.

14. Zachęca do umieszczania materiałów reklamowych w mediach społecznościowych.

15. Każdą kampanię PR zaczyna od konkursu na Facebooku.

Co proponujesz dodać do tej listy? Napisz o tym w komentarzu.

sobota, 17 stycznia 2015

Jak nazywa się Twój rzecznik prasowy?

Przez kilka miesięcy rozmawiałem z ogólnopolską organizacją branżową (jej nazwy nie podam) o projekcie szkolenia medialnego dla pracowników biura prasowego.

Organizacja nie cieszy się dobrą opinią i nie jest rozpieszczana przez media.

Osobą do kontaktu był rzecznik prasowy, który na koniec naszej ostatniej rozmowy dwa tygodnie temu powiedział, że zmienia pracodawcę i zaproponował kolejny kontakt ze swoim następcą.

Ponownie odezwałem się w sprawie szkolenia w zeszły czwartek.

Nie było łatwo.

Na stronie internetowej organizacji szukałem bez skutku nazwiska nowego rzecznika prasowego.

Zadzwoniłem. Ktoś w biurze prasowym odebrał telefon. Powiedzmy, że miał na imię Piotr. Zapytałem go o nazwisko nowego rzecznika.

Piotr chciał wiedzieć po co ta informacja, więc wyjaśniłem krótko sedno sprawy.

Mój rozmówca poprosił o chwilę cierpliwości i po kilku minutach wrócił z odpowiedzią, że obcięto budżet na szkolenia, więc nie ma sensu, żebym rozmawiał z rzecznikiem prasowym.

Powiedziałem, że rozumiem trudną sytuację finansową, ale mimo to chciałbym dowiedzieć się kto jest nowym rzecznikiem, żeby mieć aktualne dane.

Piotr powtórzył informację o braku pieniędzy na szkolenie.

Brak zadowalającej odpowiedzi obudził we mnie ducha dziennikarza i powtórzyłem pytanie. Bez efektu.

Mój rozmówca nie chciał nawet powiedzieć czy obowiązuje go oficjalny zakaz ujawnienia nazwiska nowego rzecznika.

Na koniec zasugerował, żebym wysłał e-mail z pytaniem o nazwisko rzecznika.

Żeby było jasne: Musiałem wysłać pisemną prośbę, żeby poznać nazwisko rzecznika prasowego ogólnopolskiej organizacji branżowej.

Do dziś nie otrzymałem odpowiedzi.

Piotr jest prawdopodobnie osobą, która pierwsza odbiera telefony od dziennikarzy. Pamiętam jego głos z poprzednich kontaktów.

Nie dziwi mnie, że media nie lubią tej organizacji.

Nie dziwi mnie, że ją krytykują.

Nie dziwi mnie, że poprzedni rzecznik prasowy chciał przeszkolić swoich pracowników.

Jedną z głównych zasad kontaktów z mediami jest służenie pomocą i dopasowanie się do potrzeb dziennikarzy w każdej sytuacji.

Na naszych szkoleniach medialnych ćwiczmy rozmowy z dziennikarzami, którzy chcą uzyskać przez telefon różne informacje. Pokazujemy typowe błędy i tłumaczymy jak to może wpłynąć na treść relacji w mediach.

Jaka szkoda, że Piotr nigdy nie będzie na takim szkoleniu!

wtorek, 13 stycznia 2015

Jak przyznać się do winy w telewizji!

Doświadczony reporter może udowodnić widzom Twoją winę nawet jeśli nie powiesz ani jednego słowa – wystarczy tylko, że koncertowo odegrasz swoją rolę.

Kiedy ekipa telewizyjna zapuka do drzwi Twego domu lub biura bez zapowiedzi, to znak, że wygrałeś casting na "okropnego faceta, którego nie lubią media".

Jeśli chcesz przekonująco odegrać swoją rolę w tym przedstawieniu, zrób jedną z tych rzeczy:

1. Odpychaj kamerę. (Co ukrywasz? Na pewno jesteś winny.)

2. Zakrywaj obiektyw kamery. (Przyznaj się co przeskrobałeś!)

3. Oddalaj się od kamery. (Boisz się mówić?)

4. Uciekaj przed kamerą. (BOISZ się mówić!)

5. Zamknij reporterowi lub operatorowi drzwi przed nosem. (To nauczy cwaniaków moresu!)

6. Zakryj twarz przechodząc obok kamery. (Równie dobrze możesz wywiesić transparent "Jestem winny" i wyjść na główną ulicę miasta w godzinie szczytu.)

7. Odezwij się wulgarnie do reportera. (Niezbyt skuteczny sposób wpływania na ludzi.)

8. Każ reporterowi opuścić biuro, teren zakładu lub prywatnej posesji. (Zawsze znakomite zakończenie materiału, w którym reporter przedstawił Cię jako hochsztaplera, intryganta, bigamistę, itp.)

Jeśli nie chcesz wystąpić w głównej roli złoczyńcy w 3-minutowym medialnym moralitecie, nie rób żadnej z tych rzeczy.

Zamiast tego – uśmiechaj się, zachowuj przyjaźnie i powiedz reporterowi, że chętnie odpowiesz na pytania za godzinę lub dwie kiedy tylko będziesz mieć wolną chwilę na uporządkowanie myśli.