Archiwum kontaktów medialnych jest kluczowym składnikiem pakietu narzędzi do zarządzania relacjami z mediami. Znajdują się w nim zapisy wszystkich rozmów z reporterami (także tych "nieformalnych"), wywiadów i innych występów medialnych (na przykład udziału w debacie telewizyjnej).
Treść archiwum powinna być aktualizowana na bieżąco (czyli po każdym kontakcie), bo tylko wtedy można lepiej przygotować się do następnego kontaktu z dziennikarzem.
Trudno o bardziej kłopotliwą sytuację kiedy w programie na żywo dziennikarz przypomina archiwalną wypowiedź, w której deklarowałeś coś zupełnie innego od tego, co mówisz teraz. Media lubią takie sytuacje, bo koszt odnalezienia materiału w redakcyjnym archiwum jest niski i efekt często piorunujący.
Po każdej rozmowie z dziennikarzem powinieneś umieścić w swoim archiwum kontaktów medialnych następujące informacje:
1. Nazwa redakcji/wydawnictwa,
2. Data i godzina kontaktu,
3. Imię i nazwisko dziennikarza,
4. Temat rozmowy,
5. Treść udzielonych informacji (w skrócie),
6. Ocena rozmowy (atmosfera, doświadczenie i przygotowanie reportera, styl zadawania pytań, itp.),
7. Działania po rozmowie (na przykład zebranie i przekazanie dziennikarzowi dodatkowych materiałów),
8. Kopia materiału prasowego (nagranie video, audio, strona WWW, wycinek z prasy) – jeśli taki się pojawi.
Wyznacz w firmie osobę odpowiedzialną za wprowadzanie danych do archiwum i wyszukiwanie informacji.
Kiedy następnym razem reporter poprosi o wypowiedź, będziesz mógł szybko przypomnieć sobie poprzednie kontakty i ewentualnie przygotować w spokoju wyjaśnienie dlaczego tym razem mówisz coś innego.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz