Szanuj czas reporterów

Jak pisał William Szekspir: "Lepiej być o trzy godziny za wcześnie niż o minutę za późno".

W kontaktach z mediami czas odgrywa niezmiernie ważną rolę.

Oto kilka najważniejszych punktów, o których nie wolno zapominać:

1. Jeśli możesz powiedzieć coś krótko, powiedz to krótko. Jeśli nie możesz, powiedz to krócej.

2. Reporter wybiera godzinę wywiadu na żywo – nie Ty.

3. Słuchaj wiadomości w radiu i oglądaj dzienniki w telewizji. Skup się na tych wydarzeniach, które mogą mieć wpływ na Twoją firmę.

4. Aby szybciej odpowiadać na pytania dziennikarzy, przygotuj kilka kluczowych komunikatów na najczęściej zadawane pytania.

5. Nie możesz zmienić terminu oddania przez reportera artykułu do druku.

6. Odpowiadaj na telefony od dziennikarzy w ciągu kilku minut – nie godzin.

7. Staraj się być nie tylko najciekawszym, ale także najszybszym źródłem informacji dla mediów.

8. Nie daj się ubiec z komentarzem konkurencji.

9. Tak zorganizuj pracę, żeby w firmie zawsze była obecna osoba, która odbierze telefon od dziennikarza – codziennie i o każdej porze.

10. Jeżeli rzecznik prasowy jest nieosiągalny (urlop, wyjazd służbowy, zwolnienie lekarskie), przygotuj na ten czas zastępstwo.

Szanuj czas reporterów – na pewno to zauważą i docenią.

Nie każdy może rozmawiać z reporterem

Reporter zadzwonił i zaczął zadawać pytania. Wiedziałem jak odpowiedzieć, ale nie mogłem z nim rozmawiać. Dlaczego? Bo nie byłem upoważniony do udzielania wypowiedzi dla mediów jako rzecznik prasowy mojego klienta.

Klient upoważnił mnie do przesyłania mediom pisemnych informacji, komentarzy, raportów, prezentacji, zdjęć i materiałów video. Ale nie chciał, żebym go reprezentował publicznie jako rzecznik prasowy.

"Nie jestem rzecznikiem prasowym mojego klienta i dlatego nie mogę odpowiedzieć na pana pytania" – powiedziałem reporterowi. Nie bardzo mu to się spodobało, bo miałem wrażenie, że już zdążył napisać: "Jak nam powiedział Bogusław Feliszek, rzecznik prasowy..."

Na naszych szkoleniach medialnych przypominam, że każda firma musi wyznaczyć i przeszkolić rzecznika prasowego, który w jej imieniu będzie wypowiadał się w mediach.

Zachęcam także do negocjowania warunków wywiadu.

Kiedy dzwoni reporter nie odpowiadaj na żadne pytanie zanim się nie dowiesz jak się nazywa i jaką reprezentuje redakcję.

Warto zapytać także:

1. Jaki jest temat jego artykułu?

2. Co go najbardziej interesuje?

3. Jakie informacje zebrał do tej pory?

4. Z kim wcześniej rozmawiał?

5. Z kim jeszcze będzie rozmawiał?

6. Ile ma miejsca i czasu na napisanie artykułu?

Dopiero po zebraniu tych informacji można podjąć decyzję o zgodzie na wywiad.

Zawsze warto też negocjować miejsce i godzinę wywiadu. Chodzi o to, żeby rzecznik prasowy miał czas przygotować się do rozmowy z reporterem.

Nawet jeśli znasz odpowiedzi na pytania reportera nie możesz z nim rozmawiać jeśli nie jesteś rzecznikiem prasowym swojej firmy.

Jeśli dziś piątek, to znaczy, że będzie kryzys

Piątkowe popołudnie... Też to lubisz?

Myślisz o weekendzie. W domu kieliszek ulubionego czerwonego wytrawnego wina lub butelka zimnego piwa. Pies czeka na dłuższy spacer.

I właśnie wtedy coś zaczyna się dziać...

Dzwoni dziennikarz z pytaniem czy wiesz co się stało. Jeszcze nie wiesz, ale czujesz, że ten weekend masz z głowy. Przez dwa dni będziesz odpowiadać na pytania dziennikarzy.

Czy to frustruje? Tak. Denerwuje? Na pewno. Ale to nie koniec świata – tylko początek kryzysowego weekendu :-)

Najtrudniejsze jest zwykle pierwsze spotkanie z mediami kiedy musisz wygłosić wstępne oświadczenie. Nic jeszcze nie wiesz na pewno, a reporterzy zadają litanię dociekliwych pytań. Pytania nie są zaskakujące. Kłopot w tym, że na większość nie potrafisz wyczerpująco odpowiedzieć.

Jaka jest dobra wiadomość? Mimo że wiesz mało, wiesz więcej od dziennikarzy. To Ty kontrolujesz przepływ informacji. Liczy się nie tylko co mówisz, ale JAK to robisz.

Oto kilka podpowiedzi jak nie popełnić szkolnego błędu:

1. Nie ma sukcesu w komunikacji kryzysowej bez dokładnego przygotowania i ćwiczeń.

2. Unikaj spekulacji o tym, co mogło się wydarzyć przed dokładnym sprawdzeniem wszystkich informacji.

3. Nie oceniaj nikogo i nie oskarżaj przed ustaleniem istotnych faktów i okoliczności.

4. Jeśli nie masz do przekazania reporterom wielu informacji, nie przeciągaj wywiadu lub briefingu.

5. W pierwszym zdaniu oświadczenia dla mediów – jeżeli są jakieś ofiary – przekaż wyrazy ubolewania i współczucia. Przeproś także tych, którzy pośrednio ucierpieli z powodu kryzysowego wydarzenia.

6. Na koniec wystąpienia podsumuj najważniejsze fakty.

Konkluzja

Kiedy wszyscy wokół panikują i załamują ręce pokaż, że kontrolujesz sytuację i panujesz nad emocjami.

Współpracownicy będą Cię podziwiać, a reporterzy nigdy nie zapomną, że w trudnych chwilach trafili na kompetentnego rzecznika prasowego, który dał im to, czego potrzebowali.